💌 Gäste & Einladungen zur Hochzeit in Essen – Tipps für Planung & Kommunikation
Die Gästeliste steht, nun geht es an die Einladungen und Organisation. In diesem Beitrag beantworten wir die häufigsten Fragen rund um Save-the-Date-Karten, Sitzpläne, Barrierefreiheit, Kinderbetreuung und Einladungstexte – speziell für Hochzeiten in Essen.
Wann sollten wir Save-the-Date-Karten verschicken?
12 bis 10 Monate vor dem Termin: ideal bei Sommerterminen, Ferienzeiten oder Destination Weddings
8 Monate vorher: bei kleineren Hochzeiten oder regionalen Feiern
Wichtig bei Locations in Essen: Beliebte Termine (Mai–September) frühzeitig ankündigen
💡 Tipp: Nutzt digitale Save-the-Date-Karten, z. B. per Mail oder Hochzeitswebseite – umweltfreundlich & kostengünstig.
Wie organisieren wir die Sitzordnung bei Locations in Essen
Viele Locations wie z. B. Zeche Zollverein, Alte Lohnhalle oder Parkhaus Hügel bieten flexible Bestuhlungsoptionen.
Tipp: Runde Tische fördern Gespräche, rechteckige sparen Platz.
Für 50+ Gäste: Einsatz von Tischplänen (Poster, Aufsteller oder Karten) empfohlen
Denkt an Pufferplätze für spontane Gäste oder Stornierungen.
👰♀️🎩 Planungstools: Digitale Sitzplan-Generatoren wie „Hochzeitslocation.de“, „WeddyBird“ oder „Zankyou“ helfen bei der Visualisierung.
Wie berücksichtigen wir Barrierefreiheit für ältere Gäste?
In Essen gibt es viele Locations mit guter Infrastruktur, z. B.:
Villa Vue: mit Aufzug & barrierefreien WCs
Messe Essen Eventräume: barrierefrei, zentral gelegen
Grugapark-Pavillons: eben zugänglich, mit Behindertenparkplätzen
Checkliste:
Stufen oder Schwellen?
Behindertengerechte Toiletten?
Parkmöglichkeiten in der Nähe?
Rollstuhlfreundliche Wege zur Trauung?
🔎 Viele Standesämter & Kirchen in Essen (z. B. Kreuzeskirche, Rathaus) sind ebenfalls barrierefrei!
Wie viele Kinder können wir einplanen und wie organisieren wir die Betreuung?
Richtwert: mind. 1 Betreuungskraft pro 5–7 Kinder unter 10 Jahren
Optionen für Kinderbetreuung in Essen:
Confetti.de Kinderbetreuung aus Bottrop: mit Bastelstation & Schminken
Mini-Eventteam Essen: mobile Spielgeräte & Betreuer:innen
Hüpfburgverleih Ruhrgebiet: Spielspaß im Außenbereich
Kinderbereich mit: Basteltisch, Malbüchern, Decken & Rückzugsmöglichkeiten
Tipp: Kinderessen separat bestellen (z. B. Pasta, Chicken Nuggets, Obstspieße)
Wie vermerken wir Dresscode und Hinweise zur Anfahrt in der Einladung?
Einladungskarte – Was gehört rein?
Dresscode: freundlich, aber klar – z. B.
„Festlich – wir freuen uns über Anzüge & Kleider, aber wohlfühlen geht vor.“
Anfahrt: Adresse + Google-Maps-Link, Parkplatzinfos
Shuttle-Service? Uhrzeiten und Treffpunkt
QR-Code zur Hochzeitswebsite: mit Ablaufplan, Geschenkwunsch & FAQ
💌 Tipp: Bei digitalen Einladungen PDF mit Lageplan & Dresscode als Anhang bereitstellen.