💌 Gästeliste & Einladungen – So gelingt die perfekte Kommunikation mit euren Gästen
Die Gästeliste ist das Herzstück eurer Hochzeitsplanung – und gleichzeitig eine der emotionalsten Herausforderungen. Wen laden wir ein? Wie viele Gäste passen in unser Budget? Und wie kommunizieren wir all unsere Wünsche stilvoll, aber klar?
In diesem Abschnitt geben wir euch Antworten auf die häufigsten Fragen rund um Gästeliste, Einladungen, Sitzordnung und besondere Bedürfnisse eurer Gäste. Von „Save the Date“ bis Kinderbetreuung – wir helfen euch, eure Hochzeit so zu planen, dass sich wirklich alle Gäste willkommen fühlen.
Wie erstellen wir unsere Gästeliste?
Startet mit einem groben Überblick: Familie, enge Freunde, Kolleg:innen, ggf. Bekannte. Erstellt dann eine Liste nach Kategorien und fragt euch: Wer gehört zu unserem Leben? Wer soll wirklich dabei sein? Bedenkt auch euer Budget und die Location-Kapazität – das hilft beim Priorisieren.
Wann sollten wir die Einladungen verschicken?
Die Einladungen sollten ca. 4–6 Monate vor der Hochzeit verschickt werden. Bei einer Destination Wedding oder Hochzeiten in Ferienzeiten: gerne auch 8 Monate vorher. Davor empfiehlt sich der Versand von „Save the Date“-Karten.
Sollten wir „Save the Date“-Karten versenden?
Ja – vor allem, wenn ihr frühzeitig Termine blocken möchtet oder Gäste von weiter weg anreisen. Diese Karten sendet ihr etwa 8–12 Monate vor dem Hochzeitstag, idealerweise mit Ort und ungefährem Tagesablauf.
Wie formulieren wir die Einladungen korrekt?
Haltet die Einladung freundlich, klar und vollständig. Sie sollte enthalten:
- Namen des Paares
- Anlass & Datum
- Ort(e) der Trauung und Feier
- Uhrzeiten
- Rückmeldefrist (RSVP)
Optional: Dresscode, Geschenkwunsch, Übernachtungstipps, Trauzeugen-Kontakt.
Wie gehen wir mit Absagen um?
Bleibt gelassen – Absagen sind normal. Wenn Gäste absagen, könnt ihr z. B. Nachrücker aus einer „B-Liste“ einladen. Achtet darauf, eure Location & Caterer rechtzeitig über die endgültige Personenzahl zu informieren – meist 2–3 Wochen vorher.
Wie organisieren wir die Sitzordnung?
Überlegt euch zuerst, wie viele Tische ihr habt und wie sie angeordnet sind. Mischt Gäste sinnvoll nach Interessen, Alter und Beziehung zu euch. Tools wie „tischplaner.de“ oder Excel helfen. Tipp: Runde Tische fördern Gespräche, lange Tafeln wirken festlicher.
Wie viele Gäste sollten wir pro Tisch einplanen?
Standard:
- Runde Tische: 6–10 Personen
- Rechteckige Tafeln: 4–8 pro Seite
Achtet auf ausreichend Platz pro Person (mind. 60–70 cm Sitzbreite). Bei Kindern ggf. kleinerer Kindertisch mit Betreuung.
Wie berücksichtigen wir spezielle Bedürfnisse von Gästen (z. B. Barrierefreiheit, Allergien)?
Fragt frühzeitig in der Einladung oder im persönlichen Gespräch nach Einschränkungen. Wählt eine Location mit barrierefreiem Zugang und teilt dem Caterer Allergien, vegane oder religiöse Essgewohnheiten mit. Ein eigener Menüwunsch-Zettel beim Platz hilft.
Wie viele Kinder werden eingeladen und wie organisieren wir deren Betreuung?
Zählt frühzeitig, wie viele Kinder im Alter von 0–12 Jahren kommen. Überlegt, ob ihr einen professionellen Betreuer*in engagiert oder eine Spielecke einrichtet. Tipp: Kinderbetreuung ab 3 Jahren entlastet Eltern und bringt entspannte Stimmung für alle.
Wie vermerken wir Dresscodes oder besondere Hinweise in der Einladung?
Wählt klare und freundliche Formulierungen, z. B.:
„Festlich-elegante Kleidung erbeten“
„Feier unter freiem Himmel – bitte an passende Schuhe denken“
„Farbschema: Blau & Gold – wer möchte, darf es aufgreifen“
Der Hinweis sollte nicht belehrend wirken, sondern inspirierend.