Alle Suchen nach dem perfekten Veranstaltungsort für Hochzeiten und viele beginnen auf dieselbe Weise: Mit einem Rundgang durch den Veranstaltungsort!
Die meisten Paare ziehen es vor, den Raum persönlich zu sehen, bevor sie auf der gepunkteten Linie unterschreiben. Daher ist es eine gute Möglichkeit, eine Tour zu planen, Fragen zu stellen und sogar einige der Mitarbeiter zu treffen, die möglicherweise an Ihrem Hochzeitstag arbeiten . Worauf genau kommt es bei einer Besichtigung der Hochzeitslocation an?

Von der Wahl Ihres Veranstaltungsorts bis zur Bestätigung der endgültigen Details finden Sie hier alles, was Sie über Rundgänge durch den Veranstaltungsort wissen müssen.

Warum ist ein Rundgang durch die Hochzeitslocation wichtig?

Hier ist ein wichtiger Grund: Um sicherzustellen, dass Ihr Veranstaltungsort der Werbung entspricht. Nicht alle Veranstaltungsorte sind genau das, was sie zu sein scheinen. Einige sind möglicherweise nicht schön (oder sogar sicher!), Während andere nur irreführende Details aufweisen, z. B. unpraktische Parkmöglichkeiten oder einen einzigen schönen Bereich, der von einem Grundstück umgeben ist, das nicht gut gepflegt ist. Es ist wichtig, das Team zu treffen, das Ihren Hochzeitstag orchestriert, um sicherzustellen, dass es wirklich weiß, was es tut.

Was sollte ein Paar bei einem Rundgang durch eine Hochzeitslocation erwarten?

“Paare sollten erwarten, dass sie bei einer auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Tour alle Möglichkeiten des Veranstaltungsorts kennenlernen. „Die Tour gibt Ihnen einen Einblick in alle Einschlüsse und Richtlinien des Veranstaltungsorts. Sie haben auch die Möglichkeit, sich nach der Umgebung und den vom Veranstaltungsort empfohlenen Anbietern zu erkundigen. Und wenn Sie bereit sind, können Sie Ihren Platz und Ihr Datum reservieren! ”

Was wird während eines Rundgangs durch die Hochzeitslocation abgedeckt?

“Sie erhalten einen umfassenden Überblick über den Veranstaltungsort und seine Angebote. „Sie erfahren, wie die Site verwendet werden kann, wie viele Stunden die Site verfügbar ist, wie detailliert der Zugriff für die Einrichtung und Aufteilung ist, welche Preise gelten, welche Richtlinien gelten, welche Lieferanten bevorzugt werden und welche Serviceleistungen vor Ort angeboten werden. „Ähnliche Informationen erhalten Sie auch, wenn Sie sich Ihrem Hochzeitstag nähern, nachdem Sie den Veranstaltungsort gebucht haben. „Zusätzlich zu den Details zu Auf- und Abbau nutzen wir dieses abschließende Meeting vor der Veranstaltung, um den Zeitplan, den Grundriss, die Erwartungen jedes Anbieters und die Dekorelemente, die in den Raum gebracht werden sollen.

Wann sollte eine Besichtigung der Hochzeitslocation geplant werden?

Unser Vorschlag ist, die Liste der möglichen Veranstaltungsorte auf diejenigen zu beschränken, die Sie unbedingt besuchen möchten, bevor Sie einen Rundgang planen. Sie sollten eine Anfrage beim Veranstaltungsort einreichen und vorab Informationen zu den Hochzeitsservices erhalten, bevor Sie einen Besuch in der Unterkunft planen.” Warten Sie jedoch nicht zu lange! Bell: “Planen Sie Ihre Tour so bald wie möglich, nachdem Sie verlobt sind. Viele Veranstaltungsorte buchen ein Jahr oder länger im Voraus, besonders für Samstagabende in der Hochsaison. “Und für Ihren letzten Besuch vor Ihrem großen Tag sollten Sie etwa 30 Tage im Voraus planen. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie eine gute Vorstellung von Ihrer Gästezahl, was sich auf den Grundriss auswirkt, aber genug Zeit, um bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.

Müssen Sie einen Rundgang machen, bevor Sie Ihre Hochzeitslocation buchen?

Dies ist von Veranstaltungsort zu Veranstaltungsort unterschiedlich, wird jedoch von allen empfohlen. „Die Mehrheit unserer Paare reist mit uns, bevor sie reservieren – und viele von ihnen reservieren bei uns während ihres Besuchs! Dies ist die perfekte Gelegenheit, Ihre Fragen zu beantworten, die Verfügbarkeit zu überprüfen und die Details eines Vertrags zu überprüfen . “Ich möchte, dass unsere Paare den Veranstaltungsort wirklich verstehen, bevor sie buchen.

Wie wäre es mit einer zusätzlichen Besichtigung des Veranstaltungsortes während der Hochzeitsplanung?

Die Anzahl der Besuche hängt von Ihrem Komfortniveau ab, es wird jedoch dringend empfohlen. Dazu Pineiro: „Ich empfehle Ihnen, während des Planungsprozesses mindestens zwei Durchgänge durch Ihren Hochzeitsort zu machen. Die erste Besichtigung sollte mit Ihren neu ausgewählten Hochzeitsexperten, einschließlich Ihrem Hochzeitsplaner und Logistikpartnern, durchgeführt werden. Dies hilft bei der Beantwortung von Fragen, bevor Sie Verträge mit Ihren Hochzeitsanbietern abschließen. Ich empfehle auch einen abschließenden Hochzeitsrundgang mit einer Überprüfung des endgültigen Menüs, der gesamten Hochzeitszeitleiste und der Bewegung der Gäste. “

Wer sollte an Ihrem Veranstaltungsort sein?

„Bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen, sollten Sie nur die Personen mitbringen, die Ihnen bei der Entscheidung über den Veranstaltungsort behilflich sind. Das kann Ihr Partner, Ihr Hochzeitsplaner, Ihre Mutter oder Ihre bekannte Trauzeugin sein. „Wir empfehlen das Paar zusammen mit allen anderen Entscheidungsträgern für die Veranstaltung. Manchmal sind mehrere Besuche erforderlich, damit jeder den Raum sieht, oder wir können FaceTime verwenden, um Entscheidungsträgern außerhalb der Stadt eine Tour zu bieten. Wenn Eltern bei den Kosten helfen, fragen Sie sie, wie sie an der endgültigen Entscheidung beteiligt sein möchten, und laden Sie sie auf Wunsch zum Rundgang ein. Für diese einmonatige Tour, dass im Idealfall alle Anbieter anwesend sein sollten. “Wenn sie es nicht alle schaffen, sind Ihre Planer, Caterer und Veranstaltungsmitarbeiter die wichtigsten Teilnehmer.

Was müssen Sie bereits wissen, wenn Sie einen Rundgang durch den Veranstaltungsort planen?

Bei der Planung Ihres Rundgangs durch den Veranstaltungsort sind vier wichtige Dinge zu beachten: Ihr idealer Zeitraum, Ihre geschätzte Gästezahl, Ihr geschätztes Budget und Ihre Vision. “Diese Details werden Ihrem Veranstaltungsort helfen, die genauesten Preisschätzungen abzugeben. Beispielsweise können die Gebühren variieren, je nachdem, ob Ihre Hochzeit an einem Wochenende oder an einem Wochentag, tagsüber oder abends oder in einer langsamen oder geschäftigen Saison stattfindet. „Es ist wichtig, Ihre geschätzte Gästezahl zu kennen, damit Sie die Kapazitäten des Veranstaltungsortes verstehen. Wenn der Veranstaltungsort Ihre Speisen und Getränke anbietet, kann dies auch zu einem geschätzten Minimum an Speisen und Getränken führen. Und wenn es um Ihre Vision geht, hilft Ihnen eine Vorstellung von der Art der Veranstaltung und der Umgebung, die Sie suchen, sofort zu erkennen, ob ein Veranstaltungsort den richtigen Raum für Sie bietet. “Das bedeutet, darüber nachzudenken, ob Sie eine formelle oder eine informelle Feier möchten, ob Sie davon träumen, drinnen oder draußen zu sein usw..

Vergessen Sie jedoch nicht, Fragen zu stellen. Es ist immer toll, wenn Paare eine Liste mit Fragen haben, die sie während ihres Besuchs gerne beantworten würden. Natürlich haben Sie viel Zeit, um sich nach der Buchung mit den Details zu befassen, aber denken Sie über die Aspekte nach, die für das Gesamtbild wichtig sind. “Fragen Sie, wie viele Mitarbeiter bei Ihrer Veranstaltung beschäftigt sein werden, ob eine Planungsfirma erforderlich ist und ob Sie eine detaillierte Liste der enthaltenen Gegenstände benötigen (beispielsweise Teller und Besteck, Tische und Stühle oder A / V-Services).” Nehmen Sie sich natürlich Zeit, um den Vertrag zu prüfen, und kehren Sie mit allen Fragen, die vor Ihrer Unterzeichnung auftreten, zum Veranstaltungsort zurück!